Εισαγωγή Το βιβλίο διευθύνσεων παρέχει ένα το χώρο και ένα βολικό τρόπο για την αποθήκευση πληροφοριών των επαφών σας, για εύκολη ανάκτηση και χρήση. Ανάλογα με το πως ο διαχειριστής σας έχει δημιουργήσει το σύστημα μπορεί να σας προσφέρει ένα ιδιωτικό βιβλίο διευθύνσεων, καθώς επίσης και πρόσβαση σε δημόσιες υπηρεσίες καταλόγων. Υποστηρίζει επίσης τις λίστες διανομής, ώστε να μπορείτε να δημιουργήσετε τις δικές σας "λίστες αλληλογραφίας". Προσθήκη Προσθέστε ένα χρήστη σε ένα βιβλίο διευθύνσεων. Μπορείτε να προσθέτετε χρήστες μόνο στα βιβλία διευθύνσεων στα οποία έχετε δικαίωμα εγγραφής. Αν έχετε πρόσβαση σε διαμοιρασμένα ή δημόσια βιβλία διευθύνσεων, αυτά συνήθως επιτρέπουν μόνο ανάγνωση και δε θα μπορείτε να τους προσθέσετε επαφές. Αναζήτηση Αναζήτηση σε βιβλίο διευθύνσεων για εντοπισμό πληροφοριών. Αυτή η επιλογή είναι προορισμένη για γρήγορη αναζήτηση και σας επιτρέπει να ψάξετε μόνο με κάποια βασικά πεδία. Συνήθως αυτά είναι τα πεδία ονόματος και διεύθυνσης αλληλογραφίας, αλλά μπορεί να διαφοροποιείται ανάλογα με το πως ο διαχειριστής σας έχει ρυθμίσει το βιβλίο διευθύνσεων. Για μια πιο σύνθετη αναζήτηση μπορείτε να χρησιμοποιήσετε την "Προχωρημένη Αναζήτηση" η οποία επιτρέπει την αναζήτηση και σε άλλα πεδία. Προχωρημένη Αναζήτηση Αναζήτηση σε βιβλίο διευθύνσεων για εντοπισμό πληροφοριών. Αυτή η αναζήτηση σας επιτρέπει το ψάξιμο σε πολλαπλά πεδία. Το ποια πεδία είναι διαθέσιμα για αναζήτηση, εξαρτάται από το βιβλίο διευθύνσεων στο οποίο ψάχνετε. Εισαγωγή/Εξαγωγή Αυτή η επιλογή σας επιτρέπει την εισαγωγή και εξαγωγή πληροφοριών από το προσωπικό σας βιβλίο διευθύνσεων. Υποστηρίζει τις μορφές CSV (Comma Separated Variable), Outlook, και vCard, όπως επίσης και κάποιες άλλες δημοφιλείς μορφές. Εισαγωγή Για να εισάγετε ένα βιβλίο διευθύνσεων, χρειάζεται να το έχετε τοπικά στον υπολογιστή σας (στον υπολογιστή στον οποίο έχετε ανοίξει την εφαρμογή του φυλλομετρητή). Για να γίνει αυτό, πρέπει πρώτα να εξάγετε το βιβλίο διευθύνσεων από το τωρινό σας πελάτη ηλεκτρονικής αλληλογραφίας(π.χ. outlook ή thunderbird). Αν χρησιμοποιείτε το Outlook Express: 1) Πατήστε στο Αρχείο > Εξαγωγή > Βιβλίο Διευθύνσεων 2) Επιλέξτε "Αρχείο Κειμένου" (Comma Separated Values) στο "Εργαλείο Εξαγωγής Βιβλίου Διευθύνσεων". Πατήστε στο "Εξαγωγή". 3) Στο πεδίο "Αποθήκευση εξαγώμενων αρχείων ως" , πληκτρολογήστε ένα όνομα για το βιβλίο διευθύνσεών σας. Πατήστε "Επόμενο". 4) Πατήστε στο κουτί επιλογής στα αριστερά κάθε πεδίου που θέλετε να εξάγετε. Πατήστε "Ολοκλήρωση". 5) Θα πρέπει να λάβετε ένα μήνυμα που θα λέει 'Η διαδικασία εξαγωγής του βιβλίου διευθύνσεων έχει ολοκληρωθεί'. Πατήστε 'OK'. 6) Πατήστε 'Κλείσιμο' στο 'Εργαλείο εξαγωγής Βιβλίου Διευθύνσεων' και κλείστε το Outlook Express. Αν το βιβλίο που εξάγατε δε βρίσκεται στην Επιφάνεια Εργασίας του υπολογιστή σας, και χρησιμοποιείτε λειτουργικό σύστημα Windows, πατήστε στο Εκκίνηση(Start) > Εύρεση(Find) ή Αναζήτηση (Search) > Αρχεία ή Φάκελοι(Files or Folders) και ψάξτε στο σκληρό σας δίσκο για το όνομα αρχείου που δώσατε στο βήμα 3. Σημειώστε την τοποθεσία του αρχείου. Για να εισάγετε ένα βιβλίο διευθύνσεων, ανοίξτε πρώτα το βιβλίο στο οποίο θέλετε να εισάγετε τις πληροφορίες. Πατήστε στο εικονίδιο "Εισαγωγή/Εξαγωγή" . Επιλέξτε το είδος του αρχείου με τα δεδομένα που θέλετε να εισάγετε, από τη λίστα επιλογών. Πατήστε το κουμπί "εξερεύνηση" για να αναζητήσετε το αρχείο στον υπολογιστή σας. Επιλέξτε το αρχείο, και πατήστε το κουμπί "Εισαγωγή" . Οι πληροφορίες από το αρχείο θα εισαχθούν στο βιβλίο διευθύνσεων που είχατε ανοίξει. Κάποιες πολύπλοκες εγγραφές, ή εγγραφές με πεδία που δεν ταιριάζουν με τα πεδία στο δικό σας βιβλίο διευθύνσεων, μπορεί να μην εισαχθούν σωστά. Θα πρέπει να ελέγχετε την ορθότητα των δεδομένων, μετά από κάθε εισαγωγή. Αποτελέσματα Αναζήτησης Αν μία αναζήτηση είναι επιτυχημένη, τα αποτελέσματα θα εμφανιστούν στην περιοχή "Αποτελέσματα Αναζήτησης" . Πατώντας σε μία εγγραφή πεδίου "Email" θα ανοίξει ένα νέο παράθυρο 'Σύνθεσης μηνύματος' για να στείλετε αλληλογραφία σε αυτήν τη διεύθυνση. Πατώντας σε ένα πεδίο "Όνομα" θα εμφανιστεί η εγγραφή του βιβλίου διευθύνσεων για αυτό το όνομα, επιτρέποντάς σας μετά να επεξεργαστείτε ή να διαγράψετε την εγγραφή. Ανάλογα με το πως ο διαχειριστής σας έχει ρυθμίσει το σύστημα τα αποτελέσματα αναζήτησης μπορεί να είναι σωρευτικά. Κάθε αναζήτηση θα προσθέτει νέα αποτελέσματα στα ήδη υπάρχοντα. Αυτό είναι χρήσιμο όταν φτιάχνετε λίστες. Για να αφαιρέσετε τα συσσωρευμένα αποτελέσματα και να ξεκινήσετε μία νέα αναζήτηση, πατήστε στο σύνδεσμο "Καθαρισμός Αναζήτησης" . Όταν προβάλλετε μια λίστα εγγραφών, έχετε τη δυνατότητα να ταξινομήσετε τις εγγραφές με βάση κάθε εμφανιζόμενο πεδίο κάνοντας κλικ στην κεφαλίδα της αντίστοιχης στήλης. Για ενναλαγή μεταξύ της αύξουσας και φθίνουσας σειράς στις στήλες, πατήστε στο εικονίδιο βέλους που βρίσκεται στην κεφαλίδα της στήλης.